Ürituse checklist enne uste avamist aitab ürituse korraldajal vältida kaost just kõige kriitilisemal hetkel – vahetult enne külaliste saabumist.
Ürituse korraldamisel võib tunduda, et kõige keerulisem osa on piletite müük või kogu turunduse üles ehitamine. Tegelikult määravad väga palju ära just viimased tunnid enne uste avamist. See on hetk, kus kogu ettevalmistus peab hakkama päriselt tööle.
See on hetk, kus kõik detailid hakkavad kokku jooksma. Artistid saabuvad, töötajad küsivad küsimusi, telefon heliseb järjest ja samal ajal hakkavad esimesed külalised juba ukse taha kogunema. Kui selleks hetkeks ei ole süsteem paigas, tekib kaos väga kiiresti.
Sellepärast kasutavad kogenud korraldajad alati mingit tüüpi checklisti. Mitte sellepärast, et midagi “ametlikult ära teha”, vaid selleks, et kõige olulisemad asjad ei jääks stressi sees märkamata.
1. Kontrolli sissepääsu süsteemi
Kõige esimene kogemus, mille külastaja ürituselt saab, on sissepääs. Kui inimesed peavad kaua ootama, töötajad ei leia nimekirju või piletite kontrollimine venib, mõjutab see kohe kogu õhtu tunnetust.
Enne uste avamist tasub check-in süsteem alati läbi testida. Skänni mõned testpiletid, kontrolli QR-koodide lugemist ja vaata üle, kas internet töötab stabiilselt. Väga tihti eeldatakse, et tehniline pool “kindlasti toimib”, aga just viimastel minutitel võivad ilmneda probleemid, mida varem ei märgatud.
Samuti peaks olemas olema tagavara plaan. Kui üks telefon või skänner lõpetab töötamise, ei tohiks kogu sissepääs seisma jääda. Hea korraldaja mõtleb need olukorrad läbi juba enne, kui midagi juhtub.
2. Veendu, et personal teab oma rolle
Ürituse ajal liigub info kiiresti ja inimesed hakkavad küsimusi esitama kohe esimestest minutitest alates. Kui töötajad ei tea täpselt, mille eest nad vastutavad või kelle poole probleemidega pöörduda, tekib väga kiiresti segadus.
Enne uste avamist tasub teha lühike tiimikoosolek. Isegi 10–15 minutist piisab, et kõik inimesed oleksid samal lainel. Selle käigus võiks üle rääkida:
- kes vastutab sissepääsu eest,
- kes suhtleb artistidega,
- kes haldab VIP-külalisi,
- kes teeb otsuseid probleemolukordades.
Väga paljud probleemid ei teki mitte sellest, et midagi läheb katki, vaid sellest, et inimesed ei suhtle omavahel õigel ajal.
3. Kontrolli külaliste nimekirju
VIP-listid, tasuta pääsmed, sponsorite külalised ja artistide +1 inimesed võivad muutuda üllatavalt kiiresti segaseks. Tavaliselt ei ole probleem selles, et nimekirjad puuduvad, vaid selles, et neid on liiga palju erinevates kohtades.
Kui uksel töötav inimene peab hakkama otsima infot Messengerist, WhatsAppist ja Excelist korraga, tekib kohe järjekord. Sellepärast peaks enne uste avamist kogu külaliste info olema ühes süsteemis. GateMe-ga saab kõiki külalisi ühes süsteemis hallata, loe täpsemalt siit.
Siin on aga üks osa, mida tihti alahinnatakse: mitte kõik ei saa sisse, isegi kui nad kohale tulevad. See võib olla näiteks keegi, kelle dokument ei sobi, kelle nimi ei ole nimekirjas või kes on liiga purjus.
Sellistes olukordades on kõige olulisem mitte ainult “ei” ütlemine, aga ka kuidas seda tehakse. Uksel olev inimene ei tohiks jääda lihtsalt vaikselt tõrjuma või inimest ära saatma ilma selgituseta. See tekitab kiiresti pingeid nii külastaja kui ka järjekorras ootajate seas.
Kui kedagi ei lubata sisse, siis peaks alati olema selge ja rahulik põhjendus:
- selgita lühidalt põhjus (nt vale dokument, nimi puudub, turvalisuse kaalutlus),
- ütle, mida inimene saab edasi teha (nt peale üritust ühendust võtta ja olukord uuesti lahti seletada),
- hoia toon neutraalne ja professionaalne, mitte emotsionaalne.
Kui üks inimene saadetakse tagasi, aga teised ei tea miks, tekib kohe segadus ja kuulujutud järjekorras. Selge kommunikatsioon hoiab olukorra kontrolli all.
4. Testi heli ja valgust
Tehnilised probleemid mõjuvad külastajatele palju suuremana, kui korraldajad vahel arvavad. Kui heli katkeb, mikrofon ei tööta või valgused on valesti seadistatud, jätab see kohe ebaprofessionaalse mulje.
Isegi kui heli- ja valgussüsteemi on juba varem kontrollinud, tasub enne uste avamist teha veel üks kiire test. Kontrolli üle:
- mikrofonid,
- DJ setup,
- valgused,
- projektorid või LED-ekraanid,
- vajalikud kaablid ja adapterid.
Viimased minutid enne ürituse algust on sageli kõige kriitilisem aeg, sest siis kasutatakse kogu tehnikat korraga esimest korda päriselt.
5. Vaata toimumiskoht külastaja pilguga üle
Korraldaja näeb toimumiskohta täiesti teise pilguga kui külaline. Pärast pikki ettevalmistusi muutuvad paljud detailid lihtsalt “nähtamatuks”.
Sellepärast tasub enne uste avamist korraks kogu ala läbi kõndida nagu oleksid ise esimest korda saabuv külastaja. Mõtle:
- kas sissepääs on arusaadav,
- kas garderoob on leitav,
- kas WC-d on märgistatud,
- kas inimesed saavad aru, kuhu liikuda,
- kas kuskil võivad tekkida järjekorrad või ummikud.
Need väikesed detailid mõjutavad tegelikult kogu külastajakogemust rohkem, kui esialgu tundub.
6. Kontrolli ajakava viimast korda
Peaaegu ükski üritus ei lähe täielikult originaalplaani järgi. Artist võib hilineda, mõni osa programmist jäi venima või ettevalmistus võtab rohkem aega kui plaanitud.
Sellepärast on oluline, et enne uste avamist oleks kõigil olemas sama ja kõige uuem versioon ajakavast. Kõige hullem olukord on see, kui erinevad inimesed töötavad erineva info järgi.
Veendu, et:
- artistid teavad oma setiaegu,
- töötajatel on õige ajakava,
- turvatiim teab tipptunde,
- fotograafid ja videograafid teavad olulisi momente.
Selge ajakava aitab vältida väga palju viimase hetke paanikat.
7. Valmista ette probleemide lahendamine
Midagi läheb peaaegu alati valesti. Küsimus ei ole selles, kas probleem tekib, küsimus on hoopis selles, kui kiiresti sellele reageeritakse.
Hea korraldaja ei proovi luua “täiuslikku” üritust. Ta valmistub olukordadeks, kus midagi muutub ootamatult.
Enne uste avamist tasub läbi mõelda:
- mida teha kui internet kaob,
- mida teha kui tekib liiga pikk järjekord,
- mida teha kui artist hilineb,
- mida teha kui pilet ei tööta,
- kes teeb kriisiolukorras otsuseid.
Kui varuplaanid on olemas, muutuvad probleemid palju väiksemaks ja tiim suudab rahulikuks jääda.
Kokkuvõte
Hea üritus ei tähenda seda, et probleeme üldse ei teki. Hea üritus tähendab seda, et olulised detailid on enne uste avamist läbi mõeldud ja tiim on valmis kiiresti reageerima. Checklist aitab vältida järjekordi, tehnilisi probleeme, kommunikatsioonivigu, segadust tiimis ning olukordi, kus inimesed jäävad teadmatusse.
Kõige olulisem on aga see, et hästi ette valmistatud algus loob kogu ülejäänud õhtule palju professionaalsema ja rahulikuma tunde.
Lõpuks ei mäleta inimesed seda, kui stressirohke ürituse ettevalmistus korraldajale oli. Neile jääb meelde hoopis see, kas üritus oli päriselt köitev ja kas sinna tahaks veel tagasi minna.